วิธีจัดการ “รัก-เกลียด” กับงานใบสั่งงาน (Work Order) ให้กลายเป็น “รัก” อย่างเดียว

Work Order คือหัวใจสำคัญของการบริหารงานบริการอาคาร ไม่ว่าจะเป็น งานรักษาความสะอาด วิศวกรรมระบบประกอบอาคาร ระบบรักษาความปลอดภัย งานดูแลสวนและภูมิทัศน์ งานกำจัดแมลง หรือบริการอื่น ๆ

  • ยิ่งมี Work Order เข้ามา ยิ่งมีงาน ยิ่งมีรายได้
  • แต่ Work Order ที่มากขึ้น งานเอกสารและการประสานงานก็เพิ่มขึ้น ความเครียดและโอกาสผิดพลาดสูงขึ้น

หลายองค์กรจึงมี “ความสัมพันธ์แบบ รัก–เกลียด” กับ Work Order รักที่มีงานเข้า เกลียดที่ต้องตามจัดการงานเหล่านั้นอย่างวุ่นวาย

ทางออกคือ การจัดการ Work Order อย่างเป็นระบบ ด้วยแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด และเครื่องมือดิจิทัลที่เหมาะสม

ซึ่งจะช่วยเปลี่ยนจาก “รัก–เกลียด” เป็น “รัก” ได้อย่างแท้จริง

    1. สร้างกระบวนการที่เป็นมาตรฐานในการจัดการ Work Order
การมีขั้นตอนที่เป็นมาตรฐานและสม่ำเสมอ จะช่วยลดความผิดพลาดและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เช่น

  •  รับคำขอจากผู้ว่าจ้าง
  •  ประเมินหน้างาน / ตกลงขอบเขตงาน
  •  สร้าง Work Order ในระบบ eS/FAC Serve
  •  วางแผนจัดสรรทรัพยากร
  •  ติดตามสถานะ การดำเนินงาน
  •  ตรวจสอบคุณภาพ

ปิดงานและส่งมอบรายงาน Work Order ที่ถูกสร้างในระบบ จะทำหน้าที่เป็น

  • ข้อตกลงด้านขอบเขตงาน (Scope of Work) ที่ชัดเจน
  • ตัวช่วยในการวางแผนทรัพยากรและตารางทำงาน
  • คู่มือปฏิบัติงานสำหรับทีมหน้างาน
  • เกณฑ์ในการประเมินคุณภาพงานหลังส่งมอบ

2.ใส่ข้อมูลของลูกค้าและรายละเอียดงานอย่างครบถ้วน

ข้อมูล Work Order ที่ไม่ครบถ้วน อาจนำไปสู่ความผิดพลาด เสียเวลา หรือเสียความเชื่อมั่นจากลูกค้าได้

ข้อมูลที่ควรบันทึกใน Work Order ได้แก่

  • กำหนดเวลาและ Deadline ของงาน
  • รายละเอียดของงาน (สถานที่ พื้นที่ รายการงาน ฯลฯ)
  • หมายเหตุหรือข้อกำหนดพิเศษจากลูกค้า
  • ประวัติการสนทนาที่เกี่ยวข้อง

ใน eS/FAC Serve: ผู้ว่าจ้างยังสามารถติดตามสถานะ Work Order ผ่าน Portal ได้ด้วย เพิ่มความโปร่งใสและความพึงพอใจ

3.ใส่รายละเอียดภายใน (Internal Details) ให้ครบ

การจัดการทรัพยากรและต้นทุนจะทำได้แม่นยำขึ้น หาก Work Order มีรายละเอียดครบตั้งแต่ต้น เช่น:

  • หมายเลข Tracking / Order No.
  • แยกรายงาน/ประเภทงาน (เพื่อการวิเคราะห์ต้นทุนภายหลัง)
  • รายชื่อพนักงานหรือทีมงานที่รับผิดชอบ
  • การบันทึกเวลา (Time Log) และผลการตรวจคุณภาพ (Inspection Result)

4. เลิกใช้กระดาษ สร้าง Work Order แบบดิจิทัล

ในหลายองค์กร Work Order มักเริ่มจาก โทรศัพท์ หรือ การแจ้งปากเปล่าผลที่ตามมาคือ

  • ข้อมูลถูกจดบน Post-it, กระดาษโน้ต, หรือบางทีก็จำในใจ
  • เอกสารหายง่าย ติดตามยาก
  • การประสานงานล่าช้า
  • ความเสี่ยงในการตอบลูกค้าผิดพลาดสูง

eS/FAC Serve ช่วยเปลี่ยนกระบวนการทั้งหมดเป็น ดิจิทัล

  • ลูกค้าสามารถแจ้งคำขอใหม่ผ่าน Portal หรือเจ้าหน้าที่บันทึกเข้า Work Order ได้จากทุกอุปกรณ์
  • ทุกคนที่เกี่ยวข้อง (ผู้จัดการ / ทีมงาน / ฝ่ายตรวจสอบคุณภาพ)
    สามารถเข้าถึงข้อมูล Work Order เดียวกัน แบบ Real-time
  • ลดการสูญหายของข้อมูล และเพิ่มความเร็วในการดำเนินงาน
  • รองรับการแนบภาพถ่าย หรือบันทึก Checklist ประกอบการตรวจคุณภาพ

เมื่อคุณปรับกระบวนการจัดการ Work Order ให้

  • มีขั้นตอนที่ชัดเจน
  • ใส่รายละเอียดครบถ้วน
  • จัดการผ่านระบบดิจิทัล
  • โปร่งใสต่อผู้ว่าจ้าง และตรวจสอบย้อนกลับได้

คุณจะพบว่า ความเครียดจาก Work Order ลดลง
ประสิทธิภาพทีมงานสูงขึ้น ลูกค้าพึงพอใจมากขึ้น ความสามารถในการขยายธุรกิจดีขึ้น

พร้อมเปลี่ยนการจัดการ Work Order ขององค์กรคุณหรือยัง?
eS/FAC Serve พร้อมช่วยให้คุณ “รัก” งาน Work Order อย่างเต็มที่

ติดต่อ KP Technology Management วันนี้เพื่อขอทดลองใช้งาน DEMO ฟรี