วิธีไม่ให้จมอยู่กับตัวเลือกซอฟต์แวร์บริหารงานบริการจนรู้สึกท้อแท้
เมื่อคุณบริหารจัดการธุรกิจบริการภายในอาคารไปได้สักระยะหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็น งานรักษาความสะอาด งานรักษาความปลอดภัย งานวิศวกรรมระบบประกอบอาคาร ระบบสาธารณูปโภค งานดูแลสวนและภูมิทัศน์หรือการจัดการสุขอนามัยและความปลอดภัย คุณอาจเริ่มตระหนักว่า ระบบเดิมที่ใช้อยู่นั้นไม่สามารถรองรับการขยายตัวหรือความซับซ้อนของงานในปัจจุบันได้อีกต่อไป หากต้องการให้ธุรกิจเติบโตทันการแข่งขัน และยังคงรักษามาตรฐานงานบริการอย่างมีประสิทธิภาพ ก็ถึงเวลาที่ต้องพิจารณาใช้ซอฟต์แวร์บริหารจัดการที่เหมาะสม
แต่เมื่อคุณเริ่มค้นหาคำว่า “Facility Service Management Software” บนโลกอินเทอร์เน็ต คุณอาจรู้สึกเหมือนกำลังจะจมน้ำ เพราะมีคำศัพท์ ฟีเจอร์ ระบบ ราคา ซอฟต์แวร์ และฟังก์ชันมากมาย จนแทบไม่รู้จะเริ่มจากตรงไหน ควรเลือกอะไรระบบ CRM ระบบจัดการคำสั่งงาน และการตรวจสอบหน้างาน การติดตามประสิทธิภาพพนักงาน ระบบรายงานการส่งข้อความภายในทีม หรือการจัดตารางและเวรทำงานเพื่อให้คุณไม่เสียเวลาและทรัพยากรไปกับการเลือกซอฟต์แวร์ที่ไม่ตอบโจทย์เราขอเสนอคำถามสำคัญ 4 ข้อ ที่ควรถามตัวเองก่อนเริ่มต้นค้นหา ดังนี้
- ความท้าทายที่ต้องแก้ไขทันทีคืออะไร
เริ่มต้นด้วยการทบทวนว่าสิ่งใดคือ “ปัญหาเร่งด่วน” ที่ธุรกิจกำลังเผชิญ เช่น ความล่าช้าในการจัดตารางพนักงาน ความคลาดเคลื่อนในการตรวจสอบคุณภาพงาน หรือการควบคุมต้นทุนวัสดุสิ้นเปลือง หากคุณสามารถลำดับความสำคัญของปัญหาได้ชัดเจนก็จะสามารถกรองตัวเลือกซอฟต์แวร์ได้อย่างตรงจุด เช่น หากเป้าหมายหลักของคุณคือลดความผิดพลาดในการตรวจงานและเพิ่มความโปร่งใสให้ลูกค้า ก็ควรมองหาระบบที่มีฟังก์ชันรายงานแบบเรียลไทม์หรือการลงบันทึกผลตรวจสอบหน้างานได้อย่างเป็นระบบ เป็นต้น
- งบประมาณที่สามารถลงทุนได้คือเท่าใด?
แม้การลงทุนในซอฟต์แวร์จะเป็นค่าใช้จ่ายที่หลีกเลี่ยงไม่ได้แต่หากคุณมองว่าซอฟต์แวร์เป็น “สินทรัพย์ดิจิทัล” ที่ช่วยเพิ่มรายได้หรือลดต้นทุนในระยะยาว การตัดสินใจจะมีความชัดเจนยิ่งขึ้น
ลองประเมินดูว่า ถ้าคุณจ่ายค่าระบบเดือนละ 7,000 บาท ซอฟต์แวร์นั้นต้องช่วยให้คุณรักษาสัญญาจ้างลูกค้าไว้ได้กี่ราย หรือประหยัดเวลาบริหารจัดการภายในได้กี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์ จึงจะคุ้มค่า การคำนวณผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) จะช่วยให้คุณตัดสินใจอย่างมีเหตุผล ไม่ใช่เพียงเพราะราคาถูกหรือมีฟีเจอร์ล้นเกินความจำเป็น
- ฟังเสียงจากผู้ใช้งานรายอื่น
คุณไม่ใช่คนแรกที่เผชิญความท้าทายนี้ ลองพูดคุยกับผู้ให้บริการอาคารรายอื่นๆในสมาคมวิชาชีพ กลุ่มออนไลน์ หรือในกิจกรรมสัมมนา คุณจะได้รับข้อมูลเปรียบเทียบที่มีประโยชน์ เช่น ประสบการณ์ตรงในการใช้งานซอฟต์แวร์บางระบบ หรือความยืดหยุ่นในการขยายขนาดการใช้งานเมื่อธุรกิจเติบโต เว็บหน่วยงานเปรียบเทียบซอฟต์แวร์และรีวิวจากผู้ใช้จริงก็เป็นอีกทางเลือกที่ดีในการศึกษาข้อมูลเบื้องต้น
- ระบบที่เลือกสามารถเติบโตไปกับธุรกิจได้หรือไม่
แม้ว่าคุณจะเลือกซอฟต์แวร์ที่ตอบโจทย์ปัจจุบันได้ดีเยี่ยม แต่หากไม่มีศักยภาพในการรองรับบริการหลากหลาย เช่น เพิ่มการดูแลระบบรักษาความปลอดภัย การจัดตารางงานสำหรับทีมช่างเทคนิค หรือการบริหารคุณภาพแบบหลายหน่วยงาน ก็อาจทำให้คุณต้องกลับมาค้นหาระบบใหม่อีกครั้งในไม่ช้า
eS/FAC Serve ซอฟต์แวร์ ซึ่งถูกพัฒนาโดย KP Technology Management และออกแบบมาให้รองรับการขยายตัวในทุกมิติ ตั้งแต่การบริหารคน สถานที่ วัสดุ ไปจนถึงการรายงานผลอย่างมืออาชีพในระบบเดียว
ถึงเวลาตัดสินใจ
หากคุณพร้อมที่จะยกระดับการบริหารจัดการธุรกิจบริการอาคารให้มีประสิทธิภาพและเติบโตได้อย่างรวดเร็วและสนใจทดลองใช้งานระบบบริหารจัดการงานบริการแบบครบวงจร eS/FAC Serve สามารถติดต่อทีม KP Technology Management เพื่อขอคำแนะนำหรือ Demo ระบบได้ฟรี
