หลีกเลี่ยง “เหตุการณ์ไม่คาดคิด” ด้วยระบบบริหารจัดการงานบริการ (Operations Management Software) ที่มีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างสถานการณ์จริง:
คุณเป็นผู้บริหารธุรกิจบริการอาคารที่เติบโตอย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะเป็น งานทำความสะอาด วิศวกรรม รักษาความปลอดภัย งานสวน กำจัดแมลง หรือบริการด้านความปลอดภัย คุณพยายามจัดการทุกอย่างอย่างมืออาชีพ และลงทุนเพื่อเตรียมวัสดุ อุปกรณ์ให้พร้อมตามความต้องการของแต่ละหน่วยงานหรือไซต์งานลูกค้า

ทุกอย่างดูเหมือนดำเนินไปอย่างราบรื่น
จนกระทั่งวันหนึ่ง คุณได้รับโทรศัพท์ด่วนจากทีมงานในไซต์ ว่า กระดาษเช็ดมือ กระดาษชำระ ถุงขยะหมด และสายไฟต่อพ่วงหายไปทั้งหมด!
คุณต้องเร่งจัดหาของและส่งใหม่ภายใต้แรงกดดันสูง

จากนั้นเหตุการณ์ลักษณะนี้ก็เกิดซ้ำอีก…ในไม่กี่สัปดาห์ต่อมา และอีกครั้งในเดือนถัดไป
ความเครียดเพิ่มขึ้น รายได้ลดลง ทุกครั้งที่ต้องแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าแบบนี้

ปัญหาเกิดจากอะไร?

ในตัวอย่างนี้ อาจเกิดได้จากหลายสาเหตุ เช่น การขโมย, ความผิดพลาดในการฝึกอบรม, หรือการใช้ผิดวิธี
แต่กรณีนี้เกิดจาก ลูกค้าเริ่มจัด “กิจกรรมพิเศษรายเดือน” ที่ไซต์งาน โดยไม่ได้แจ้งทีมบริการล่วงหน้า ส่งผลให้มีการใช้สายไฟและวัสดุสิ้นเปลืองเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว โดยที่ทีมไม่รู้ตัว

สิ่งที่เกิดขึ้นคือ การแก้ปัญหาแบบฉุกเฉิน (Reactive) แทนที่จะหาวิธีแก้ปัญหาระยะยาว (Proactive)

ต้นตอของปัญหา: ขาดการสื่อสารและการติดตามข้อมูล

1.การสื่อสารที่ไม่ครบถ้วน
ลูกค้าไม่มีช่องทางแจ้งข่าวสารหรือข้อมูลกิจกรรมพิเศษให้ทีมบริการรับรู้ล่วงหน้า การแจ้งปากเปล่าหรือการใช้ช่องทางไม่เป็นทางการ มักทำให้ข้อมูลสำคัญตกหล่น

2. การขาดระบบติดตามเหตุการณ์
หากมีระบบติดตามข้อมูลแบบ Real-time ทีมงานจะเห็นแนวโน้มการใช้วัสดุเพิ่มขึ้นทุกครั้งหลังจากกิจกรรมพิเศษ สามารถวางแผนจัดเตรียมและป้องกันปัญหาได้ตั้งแต่ต้น

ใช้ eS/FAC Serve เพื่อป้องกันและจัดการปัญหา

eS/FAC Serve เป็นแพลตฟอร์มที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรบริการสามารถบริหารจัดการงานได้อย่างเป็นระบบ ลดความเสี่ยงจาก “เหตุการณ์ไม่คาดคิด” ผ่านฟีเจอร์สำคัญ เช่น:

Work Order Management
ลูกค้าสามารถแจ้งความต้องการพิเศษ / งานเสริม / เหตุการณ์พิเศษผ่าน Work Order ที่ถูกส่งเข้าระบบอย่างเป็นทางการ ทีมบริการได้รับข้อมูล Real-time พร้อมเริ่มดำเนินการได้ทันที

Incident
หากมีเหตุการณ์เกิดขึ้น ทีมบริการสามารถบันทึก Incident เข้าในระบบได้ทันที เป็นข้อมูลสำคัญในการติดตามและวางแผนป้องกันในอนาคต

การสื่อสารอย่างเป็นทางการ
ลูกค้าสามารถแจ้งเรื่องผ่านแอดมินหรือผู้ดูแลระบบ การเปลี่ยนแปลงตารางงาน (เช่น PE/PM) จะถูกบันทึกและดำเนินการโดยผู้ดูแลที่มีสิทธิ์ในระบบ

ผลลัพธ์ที่องค์กรจะได้รับ

  • ลดความเสี่ยงจากปัญหาซ้ำซ้อน
  • เพิ่มความพึงพอใจและความเชื่อมั่นของผู้ว่าจ้าง
  • สร้างภาพลักษณ์ที่มืออาชีพและมีระบบการทำงานที่โปร่งใส
  • ลดต้นทุนที่เกิดจากการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า

พร้อมบริหารจัดการงานบริการอย่างมืออาชีพ
ติดต่อ KP Technology Management วันนี้เพื่อขอทดลองใช้งาน DEMO eS/FAC Serve ฟรี!
เริ่มยกระดับประสิทธิภาพการบริหารงานบริการของคุณ ตั้งแต่วันนี้