5 เหตุผลที่ธุรกิจของคุณควรเลิกใช้สเปรดชีต และหันมาใช้ระบบจัดตารางออนไลน์
ถึงเวลาบอกลาสเปรดชีต (spreadsheet) เพื่อการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
แม้ในยุคที่เทคโนโลยีมีความก้าวหน้าอย่างมาก แต่ยังมีธุรกิจจำนวนมากไม่ว่าจะอยู่ในอุตสาหกรรมใดที่ยังคงใช้ Microsoft Excel หรือเครื่องมือสเปรดชีตอื่นๆ เพื่อจัดตารางงาน วางแผนงาน หรือใช้แทนระบบบริหารโครงการแบบเต็มรูปแบบ
แม้สเปรดชีตจะเหมาะสำหรับการจัดเก็บข้อมูลหรือคำนวณตัวเลข แต่การนำมาใช้บริหารจัดการตารางงานหรือโครงการนั้น กลับสร้างภาระมากกว่าผลงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อองค์กรของคุณต้องจัดตารางสำหรับทีมงานจำนวนมากในหลายพื้นที่บริการ เช่น งานรักษาความสะอาด งานวิศวกรรมระบบประกอบอาคาร งานดูแลสวนและภูมิทัศน์ งานรักษาความปลอดภัย และอื่นๆ
หากคุณกำลังใช้สเปรดชีตอยู่ ลองพิจารณาเหตุผล 5 ข้อต่อไปนี้ ที่อาจทำให้คุณตัดสินใจเปลี่ยนมาใช้ระบบจัดตารางออนไลน์ได้อย่างมั่นใจมากขึ้น
- สเปรดชีตมีข้อจำกัดที่ชัดเจน
แม้คุณจะมีความชำนาญในการใช้ Excel แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้ว่าเครื่องมือนี้ไม่ได้ถูออกแบบมาสำหรับ การจัดตารางงานที่ต้องมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง เช่น งานบริการภาคสนาม การจัดเวรงาน หรือการบริหารโครงการแบบเรียลไทม์ อีกทั้งยังไม่สามารถทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจทำให้ผู้จัดการเสียเวลาและประสิทธิภาพในการทำงานลงอย่างมาก
- สเปรดชีตไม่สามารถรองรับการทำงานแบบอัตโนมัติ
หากคุณยังคงใช้สเปรดชีตในการจัดการงานประจำ เช่น การจัดเวร การสั่งซื้ออุปกรณ์หรือการติดตามงาน คุณจะต้องใส่ข้อมูลซ้ำ ๆ ทุกครั้งที่งานเดิมเกิดขึ้นอีกครั้งระบบอัตโนมัติในซอฟต์แวร์จัดการบริการอย่าง eS/FAC Serve จะช่วยให้คุณกำหนดรูปแบบงานที่เกิดขึ้นซ้ำและให้ระบบทำงานแทนคุณโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำทุกครั้ง
- สเปรดชีตมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูง
เมื่อข้อมูลถูกกรอกด้วยมือ โอกาสผิดพลาดก็สูงตามไปด้วย โดยเฉพาะในงานที่เกี่ยวข้องกับตารางเวลาของพนักงาน ความผิดพลาดเพียงเล็กน้อย เช่น วันที่หรือจำนวนที่พิมพ์ผิดอาจทำให้เกิดความเข้าใจคลาดเคลื่อน ส่งผลกระทบต่อความพึงพอใจของลูกค้าและสร้างภาระให้กับพนักงานภาคสนามโดยไม่จำเป็น
- สเปรดชีตใช้งานไม่ง่าย และไม่เป็นมิตรกับผู้ใช้
เมื่อลองเปิด Excel ขึ้นมา หลายคนอาจรู้สึกไม่มั่นใจเมื่อต้องจัดการกับสูตรต่างๆการจัดรูปแบบเซลล์ หรือแม้แต่การแทรกแถว-คอลัมน์ ซึ่งล้วนเป็นเรื่องที่ซับซ้อนหากไม่มีพื้นฐานที่ดี ต่างจาก ระบบอย่าง eS/FAC Serve ที่ออกแบบอินเทอร์เฟซให้ใช้งานง่าย รองรับทั้งผู้จัดการและพนักงานภาคสนาม ผ่านอุปกรณ์สมาร์ตโฟน
- สเปรดชีตไม่สามารถสนับสนุนการสื่อสารได้ดีพอ
การสื่อสารเป็นหัวใจของการบริหารทีม ไม่ว่าจะระหว่างผู้บริหาร พนักงาน หรือแม้แต่ลูกค้าสเปรดชีตไม่สามารถแจ้งเตือนเมื่อเกิดความขัดแย้งของตารางงาน ไม่สามารถแสดงตำแหน่งที่ว่าง ให้พนักงานเลือก ไม่สามารถส่งข้อความถึงทีมงานได้โดยตรงซึ่งแตกต่างจากระบบจัดตารางออนไลน์ ที่ช่วยให้คุณสื่อสาร เปลี่ยนแปลงและแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ในระบบเดียว
ระบบจัดตารางออนไลน์: ทางเลือกที่ตอบโจทย์ธุรกิจยุคใหม่
หากคุณยังคงใช้สเปรดชีตอยู่ นี่คือเวลาที่เหมาะสมในการปรับเปลี่ยนระบบอย่าง eS/FAC Serve ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์บริหารจัดการบริการในอาคารแบบครบวงจร ที่มาพร้อมระบบจัดตารางงานออนไลน์ จะช่วยให้คุณมีความสามารถดังนี้
- จัดตารางและแก้ไขได้ทันที
- เชื่อมโยงกับระบบงานบริการอื่น ๆ ในแพลตฟอร์มเดียว
- สื่อสารกับทีมแบบเรียลไทม์
- ใช้งานได้ทุกที่ ทุกเวลา ผ่านอุปกรณ์พกพา
ทั้งหมดนี้ช่วยให้คุณยกระดับการบริหารทีม เพิ่มความพึงพอใจให้ลูกค้า และลดภาระที่ไม่จำเป็นในการจัดการแบบเดิม
ถึงเวลายกระดับการบริหารจัดการ เปลี่ยนจากสเปรดชีตมาใช้ซอฟต์แวร์บริหารจัดการบริการอาคารแบบอัจฉริยะของ eS/FAC Serve ได้แล้ววันนี้
หากคุณต้องการทดลองใช้งาน หรือต้องการคำปรึกษาในการเริ่มต้นใช้งานระบบจัดตารางงานออนไลน์ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจบริการทุกประเภททีมผู้เชี่ยวชาญของเรายินดีให้คำแนะนำฟรี
