3 แนวทางการใช้ซอฟต์แวร์บริหารงานบริการอาคารเพื่อก้าวข้ามอุปสรรคด้านภาษา
เชื่อมโยงความเข้าใจระหว่างผู้จัดการและพนักงานด้วยระบบดิจิทัล
ในอุตสาหกรรมงานบริการ เช่น งานรักษาความสะอาด งานวิศวกรรมระบบประกอบอาคาร งานรักษาความปลอดภัย หรืองานดูแลสวนและภูมิทัศน์ อุปสรรคด้านภาษาคือความท้าทายที่มักส่งผลให้เกิดอัตราการลาออกของพนักงานที่สูง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อบุคลากรส่วนใหญ่เป็นแรงงานต่างชาติรุ่นแรกและรุ่นที่สองซึ่งอาจมีความสามารถด้านภาษาอังกฤษหรือไทยจำกัด ส่งผลให้รู้สึกถูกทอดทิ้ง ขาดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ และไม่สามารถแสดงศักยภาพได้อย่างเต็มที่่
- ใช้ eS/FAC Serve เป็นเครื่องมือสื่อสารในองค์กร
มาตรฐานด้านความปลอดภัย เช่น OSHA หรือหลักเกณฑ์ตามกฎหมายแรงงานในไทยต่างระบุให้ผู้ว่าจ้างต้องจัดให้มีข้อมูลความปลอดภัยและการใช้งานอุปกรณ์อย่างชัดเจนและเข้าใจได้ ซึ่งรวมถึงการแปลคู่มือความปลอดภัยหรือใบงานเป็นภาษาที่พนักงานเข้าใจ หากผู้จัดการไม่สามารถหาผู้แปล หรือไม่มีงบประมาณในการจัดทำเอกสารหลายภาษา ระบบดิจิทัลอย่าง eS/FAC Serve สามารถช่วยลดภาระได้อย่างมาก
ตัวอย่างการใช้งาน
- อัปโหลดป้ายเตือนหรือเอกสาร MSDS ที่แปลไว้ในระบบ
- แชร์ภาพถ่ายหรือวิดีโอการใช้งานอุปกรณ์ที่สอดคล้องกับคู่มือในหลายภาษา
- สร้างแบบฟอร์มที่ใช้คำง่าย และใช้ในฝึกอบรมเบื้องต้น
สิ่งเหล่านี้ช่วยให้พนักงานสามารถเรียนรู้และทบทวนได้ด้วยตนเอง ช่วยลดความเข้าใจคลาดเคลื่อนที่อาจก่อให้เกิดอุบัติเหตุหรือความเสียหาย
- สื่อสารด้วยสัญลักษณ์ สี และมัลติมีเดีย
จากรายงานของ Occupational Health & Safety (อาชีวอนามัยและความปลอดภัย) พบว่า การใช้สี สัญลักษณ์และวิดีโอ สามารถช่วยให้เข้าใจสารสำคัญได้ดีกว่าคำพูด โดยเฉพาะในกลุ่มพนักงานที่ไม่ถนัดภาษาหลัก การกำหนดมาตรฐานสี เช่น:
- สีแดง: อันตรายสูง
- สีเหลือง: ความเสี่ยงปานกลาง
- สีส้ม: ควรระมัดระวัง
- สีเขียว: ปลอดภัย
เมื่อใช้ควบคู่กับภาพถ่ายหรือวิดีโอที่จัดเก็บไว้ในระบบฐานข้อมูลของ eS/FAC Serve ก็จะเป็นการสื่อสารที่ชัดเจนและสม่ำเสมอ โดยสามารถเข้าถึงจากอุปกรณ์พกพาได้ทุกที่
- ใช้ระบบที่รองรับการแปลภาษาและภาพประกอบ
ระบบ eS/FAC Serve สามารถแนบภาพงาน ตรวจงาน หรือคู่มือแบบแปลภาษาประกอบได้อย่างง่ายดายซึ่งช่วยให้พนักงานเข้าใจงานที่ต้องทำในแต่ละไซต์ได้อย่างชัดเจน เช่น
- ถ่ายภาพจุดที่ต้องทำความสะอาดให้ตรงตามมาตรฐาน
- ใส่คำอธิบายเป็นภาษาต่างๆ ในเช็คลิสต์
- ใช้ระบบแชตภายในที่รองรับการแปลข้อความแบบทันที
นอกจากนี้ การเรียนรู้คำศัพท์เฉพาะทางของพนักงานในภาษาของเขาก็เป็นอีกทางที่ผู้บริหารควรนำมาใช้ เพื่อสร้างความใกล้ชิด ความเชื่อมั่น และความเคารพในวัฒนธรรมของกันและกัน
เสริมพลังการสื่อสารในองค์กรด้วยเทคโนโลยี
อย่าปล่อยให้ข้อจำกัดด้านภาษามาขวางกั้นการจ้างงานหรือพัฒนาศักยภาพของพนักงาน ระบบบริหารงานบริการอาคารอย่าง eS/FAC Serve พร้อมเป็นเครื่องมือหลักที่จะช่วยยกระดับการสื่อสารภายในทีม ลดการเข้าใจผิดและสร้างความมั่นใจให้ทั้งฝ่ายบริหารและพนักงาน
ติดต่อทีมงาน KP Technology Management เพื่อขอทดลองใช้งานระบบ eS/FAC Serve ได้แล้ววันนี้
